📔 Kwaliteitshandboek

Zorg voor de opdrachtgeverrelatie

BBK/Door Vriendschap Sterker heeft in haar naam vriendschap. Voor ons staat dit voor een wederzijds profijtelijke relatie waarbij we graag met de opdrachtgever optrekken op basis van gelijkwaardigheid. In het dagelijkse contact met de opdrachtgever hebben we graag korte communicatielijnen en is onze contactpersoon vaak ook de beslisser. We maken heldere afspraken en houden elkaar goed op de hoogte van relevante ontwikkelingen zodat we de koers van een project op tijd kunnen bijstellen.

Naast heldere communicatie binnen de organisatie, is het van belang dat de communicatie met de opdrachtgever ook helder is. BBK/Door Vriendschap Sterker vindt het belangrijk om altijd met de opdrachtgever in gesprek te gaan. Hierbij hoort: goed luisteren naar verschillende meningen en belangen, ruimte geven aan emoties en ideeën én partijen daadwerkelijk het gevoel geven mee te doen. Mensen moeten zich vrij voelen zich te uiten over een onderwerp en verdienen aandacht en antwoorden. Dit zijn de momenten dat een proces soms wat langer duurt om tot een passende oplossing te raken, echter is deze dan vaak wel beter. BBK/Door Vriendschap Sterker werkt altijd vanuit drie belangrijke elementen in de communicatie:

1)            De inhoud: waar gaat het over? Waarom is het belangrijk hier iets aan te doen en welke standpunten spelen er?

2)            De relatie: wie zijn betrokken en zitten om tafel en hoe verhouden ze zich tot elkaar?

3)            Het proces: hoe gaan we dat samen oppakken, in welke stappen, met welke timing?

Door in al ons werk de balans in deze driehoek continu te borgen, kunnen wij zoveel mogelijk duidelijke en heldere communicatie maken, die draagvlak heeft bij alle doelgroepen en een logische, open en navolgbare lijn volgt.

Projectmanagement

BBK werkt met een Handboek projectmanagement; een handleiding om projecten te organiseren en stroomlijnen. Iedere medewerker wordt getraind om met dit handboek te werken en de sjablonen die zijn ontwikkeld goed te gebruiken. Zo werken we met:

Gespreksverslag

Van elke meeting, telefonische bespreking of videomeeting wordt een gespreksverslag gemaakt en gedeeld met de opdrachtgever. Hierin vatten we kort samen wat is besproken en welke afspraken zijn gemaakt. Indien opdrachtgever het niet eens is met de inhoud van het verslag, passen we de inhoud van het verslag in overleg aan.

Briefingsformulier

We werken met een briefingsformulier voor creatie ten behoeve van het ontwikkelen van creatieve concepten voor campagnes maar ook voor projecten maken we gebruik van een standaard projectbrief. Deze delen we met de opdrachtgever. We starten pas met een project na akkoord van opdrachtgever. Zo weten zorgen we dat dat we volgens heldere afsprakenwerken.

Projectformulier

Wanneer de uitgangspunten van een project helder zijn, stellen we het projectformulier op. Daarin staat een korte beschrijving van het project, de betrokken personen met hun rol en verantwoordelijkheid, deadlines en afgesproken budget. Dit formulier vormt voor alle betrokkenen het uitgangspunt van het project.

Planning

Voor elk project ontwikkelen wij een uitgebreide planning waarin we de fasen voorzien van een datum van oplevering. Op basis van onze ervaring stellen wij altijd een reële planning op, ook in gevallen dat er grote druk op een project ligt, en we sneller moeten leveren dan gewenst doen we er uiteraard alles aan om de deadline te halen. We kijken dan of het mogelijk is om andere projecten even te onderbreken en ruimte te maken voor de spoedopdracht.

Begroting

Bij elke fase, processtap, tussen- en eindproduct en doelstelling maken we de best mogelijke gespecificeerde ureninschatting. Opdrachtgever geeft akkoord op zo’n gespecificeerde begroting. Dit geeft de kaders en het uitgangspunt voor onze projectmanager, die de uren zo efficient mogelijk uitnut. Niet gemaakte uren factureren wij niet, óók niet als de afgesproken eindproducten wel volledig opgeleverd zijn en alle doelstellingen behaald.